Để làm một bài thuyết trình hiệu quả có thể nói khó thì không hẳn là khó, nhưng tuyệt không hề đơn giản. Làm sao khiến người nghe có ấn tượng và hiểu rõ nội dung mà người thuyết trình muốn truyền đạt?
Những điều cơ bản cần biết để có một bài thuyết trình ấn tượng
Hiểu được mục đích của buổi thuyết trình: hiểu được nội dung cốt lỗi của bài, ai sẽ là người nghe bài thuyết trình và lý do tại sao họ phải nghe. Cần phải chuẩn bị bài thuyết trình với độ dài phù hợp để không tốn quá nhiều thời gian, tránh gây hiệu ứng ngược rằng họ không muốn biết thêm bởi vì bạn nói quá nhiều và không đúng trọng tâm. Biết rõ tất tần tật mọi thứ mình nói để trả lời những câu hỏi được đặt ra sau khi kết thúc thuyết trình.
Hiệu ứng: cần kết hợp nhiều hình ảnh cùng với video xen kẽ để cho bài thuyết trình thêm sinh động và tạo sự chú ý với người xem.
Chuẩn bị trước khi thuyết trình: cần luyện tập cách nói chuyện cho rõ ràng. Không nói quá nhanh cũng không nói quá chậm, khi đang nói cần phải xem slide trình chiếu có tương ứng những gì bạn đang thuyết trình. Chuẩn bị sẵn các thiết bị trình chiếu, kiểm tra xem máy tính có trục trặc gì, bài thuyết trình có lỗi về hiệu ứng như không chạy được video, không chạy chữ và kiểm tra nội dung bạn nói có chính xác hay không. Lồng ghép thêm các ví dụ để người xem hình dung rõ hơn.
Ngoại hình: không cần biết bạn có đẹp hay không, nhưng bề ngoài của bạn cần phải chỉn chu, gọn gàng. Người xem chẳng có hứng thú xem 1 người luộm thuộm thuyết trình, họ cho rằng như vậy là không tôn trọng buổi thuyết trình và người nghe. Hãy ăn mặc lịch sử phù hợp với hoàn cảnh.
Thái độ: nói chuyện dõng dạc, chân thành, tự tin. Sự tự tin làm người xem hứng thú, họ muốn biết rằng bạn nói gì kế tiếp, sự nhiệt huyết của bạn khiến họ ngồi xuống và lắng nghe những lời bạn nói. Nên kiềm chế cảm xúc của bản thân, không quá hào hứng cũng không rụt rè. Khi bạn quá hưng phấn, bạn sẽ nói những lời thoát ngoài tầm kiểm soát, nếu không kịp dừng lại và xử lý khôn khéo sẽ làm người nghe phản cảm. Ngược lại việc rụt rè cũng vậy.
Tương tác với người xem qua giao tiếp bằng ánh mắt và đối thoại trực tiếp: khi nói chuyện tránh nhìn xuống dưới, nhìn slide, nhìn trần nhà. Hãy chọn người nghe bất kì, nhìn thẳng vào họ và thuyết trình. Cứ tầm 5-10 phút lại nhìn một người khác. Đó là sự tôn trọng với chính bài thuyết trình và người nghe. Trong lúc nói, có thể đặt các câu hỏi đơn giản cho mọi người, từ câu lời dẫn dắt ngược vào bài thuyết trình.
Di chuyển xung quanh: hạn chế đứng yên một chỗ, từ từ di chuyển xung quanh và gia tăng việc tương tác. Dùng ngôn ngữ cơ thể như tay để diễn tả hoặc mô phỏng sẽ làm buổi thuyết trình trở nên thoải mái sôi nổi hơn.
Tài liệu thuyết trình: Có dàn ý rõ ràng, thông tin chính xác. Trước khi bắt tay vào làm bài thuyết trình, cần phải chuẩn bị một bản Word, chọn lọc những ý chính để đưa vào slide. Tránh tình trạng copy nguyên bài sẽ làm rối mắt, người xem không hiểu vấn đề trọng tâm của bài. Sử dụng khổ chữ size 30 trở nên, 1 slide gồm 7 hình 3 chữ, căn đều, màu chữ nổi bật, hình ảnh rõ nét có ghi chú rõ ràng, sử dụng 1 video minh họa cho bài. Tránh nhồi nhét quá nhiều thông tin vào 1 slide.
Mở màn ấn tượng: thay vì mất 5 phút chỉ để giới thiệu về bản thân. Chỉ cần nói ngắn gọn kèm theo đó là kể một câu chuyện thú vị, có trầm có bổng rồi nhẹ nhàng đi vào bài thuyết trình.
Đây là kỹ năng mềm khá là quan trọng dành cho các bạn sinh viên và những người đã đi làm. Nhưng khác nhau ở chỗ sinh viên có thể từ từ học tập và trau dồi để có thể làm ra một bài thuyết trình hoàn chỉnh còn những người đi làm cần nắm rõ các quy tắc cơ bản ngay từ lúc đầu và thích nghi với môi trường làm việc thật nhanh chóng bởi họ đã được học những điều ấy ở giảng đường đại học. Không có thời gian để cho họ tiếp thu một cách từ từ và chậm rãi như khi còn là sinh viên. Hãy thuyết trình một cách súc tích và ngắn gọn, tránh tình trạng người nói thì thao thao bất tuyệt còn người nghe thì ngáp ngắn ngáp dài.
